Factores de deterioro de documentos
A través del tiempo el papel se deteriora lenta o rápidamente dependiendo de su composición inicial y de las condiciones en las cuales se conserva aunque la permanencia del papel, represento un serio problema desde el inicio de su manufactura varias invenciones modernas han influenciado la permanencia del papel algunas favorablemente y otras en forma negativa hasta el siglo XIX, el papel se fabricaba manualmente usando materiales y procesos que habían sido probados durante mucho tiempo.
Causas Internas, y
Causas Externas
Causas Internas del deterioro del papel.
La mayoría de los investigadores del papel están de acuerdo en la acidez es la causa primaria del deterioro del papel a través del tiempo.
Se han demostrado que la alta acidez en el papel a través del tiempo, se recomienda que el papel para documentos y libros sea fabricado con pulpa neutra o alcalina conteniendo un agente neutralizador tal como carbonato de sodio (Ca 03).
También se ha determinado que el dióxido de azufre (S 02), del aire es una de las causas principales del deterioro del papel este penetra por los bordes de las hojas de papel y es convertido por las impurezas metálicas presenta en el papel formando ácido sulfúrico.
2) Causas externas del deterioro del papel.
Las causas externas del deterioro del papel son aquellas condiciones de tipo físico – químico y bioquímico que alteran la estructura del papel son:
Altas Temperaturas
Humedad relativa elevada.
Infección por mohos (hongos), bacterias, insectos, roedores.
Altas Temperaturas.
Los microorganismos requieren para su desarrollo de condiciones óptimas de temperatura, humedad y concentración de nutrientes.
Los Mohos (Hongos).
Son microorganismos vegetales de estructura compleja crecen en forma de redes de fibras entrelazadas llamadas "micelios" y levantan cuerpos fructíferos que producen esporas de mohos, las bacterias y los mohos prosperan en condiciones calurosas y húmedos.
Los Insectos Roedores.
Son destructivos en documentos y libros, causan deterioro físico y las condiciones para que los mohos y bacterias ataquen la estructura del papel.
Generalmente se controlan los insectos y roedores por medio de la fumigación con productos químicos tales como: El bromuro Metilo, El Oxido de Etileno y el Oxido de Propileno en preparaciones adecuadas, así como productos insecticidas en aerosol tareas preventivas contra el deterioro que no se han aplicado en las oficinas del Registro Civil Municipal, la apariencia amarillenta es un índice del grado de deterioro del papel.
Por todo lo anterior, El Registrador Civil Municipal debe velar porque los libros de Inscripción del Registro Civiles mantenga debidamente ordenado en sus respectivos estantes procurando mantener las condiciones ambientales adecuadas para evitar su deterioro y con el apoyo de las autoridades centrales del RNP, que se implementen periódicamente las medidas preventivas para evitar el deterioro de los documentos del Registro Civil.
CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE LAS ACTAS DEL ESTADO
Los archivos del Registro Civil se pueden deteriorar o destruir por diversas razones la más importante de las cuales es el envejecimiento del propio archivo. Es decir el deterioro del papel, la tinta y la encuadernización.
No todo tipo de papel tiene la calidad requerida para un archivo permanente, entre las demás razone cabe mencionar el manejo descuido de los archivos muy frecuente en las Oficinas del Registro Civil Municipal, los incendios, el agua, el robo, etc.
El manejo diario y unos métodos inadecuados de almacenamiento pueden acelerar el deterioro de las actas en tal medida que resulten necesaria su reparación y reposición del oficio tal como lo establece el art. 31 de ley del RNP.
El almacenamiento de esos documentos de nuestros archivos de Registro Civil debe incluir medidas como la graduación de la luz natural o artificial, la temperatura y la humedad para evitar que el material se descolore y envilezca prematuramente se debe hacer fumigaciones periódicas para contrarrestar la acción del moho y otros hongos, así como los insectos y roedores, además debe formar parte integrante de la labor de administración de archivos la adopción de medidas que reduzcan los peligros de incendios y daños causados por el agua y robo, sobre este aspecto se aconseja el empleo de sótanos y estanterías cerradas para prevenir la perdida por el fuego, el agua y el robo.
PRESERVACION DE OTROS DOCUMENTOS LEGALES EN EL REGISTRO CIVIL
Los documentos que se necesitan para apoyar una reclamación basado en el acaecimiento de un suceso vital, debe también archivarse entre estos.
Cabe mencionar por ejemplo las sentencias judiciales de disolución de matrimonios (divorcios), Las Escrituras públicas o comunicación judicial de sentencia de reconocimiento, etc.
LABOR DE CERTIFICACIONES DE LAS INSCRIPCIONES DE LOS HECHOS Y ACTOS DEL REGISTRO CIVIL
En buena medida la mayor labor de los Registradores Civiles Municipales consisten en la certificación de inscripciones del Registro Civil con diversos fines jurídicos, administrativos y de otra índole.
Estos documentos son extendidos en las formas preimpresas de certificación diseñadas para tal efecto o en papel simple o membretado, en caso que se requiera una certificación integra o literal del contenido de la inscripción las cuales se pueden elaborar en maquinas de escribir manuales (no eléctricas)
O a mano con lápiz tinta negra.
El certificado de una inscripción del Registro Civil debe ser:
La información más relevante y básica de una inscripción del Registro Civil.
Una reproducción exacta de la original si se requiere una certificación literal.
Una impresión de un medio mecánico o computarizado de la información que se certifica (Registros Civiles Automatizados).
Cuado se efectúan las certificaciones de las inscripciones de los hechos y actos del Registro Civil de debe poner cuidado en evitar errores y certificar tal como esta contenido en la inscripción original.
